E-Arşiv uygulaması, e-defter ve e-fatura uygulamalarına paralel olarak mevzuatımıza girmiş olup, kâğıt ortamında düzenlenen faturanın; elektronik biçimde düzenlenmesine, iletilmesine, saklanmasına ve istenildiğinde ibraz edilmesine imkân tanıyan bir uygulamadır.
E-fatura uygulamasına geçmiş olan mükellefler bu uygulama sayesinde e-fatura mükellefi olmayan alıcılara da elektronik ortamda fatura düzenleyebilmekte, ayrıca e-fatura uygulamasında olduğu gibi düzenledikleri e-arşiv faturaları elektronik ortamda muhafaza edebilmektedirler.
Uygulamayla e-fatura mükelleflerine kolaylık sağlanması amaçlanmış ve böylece uygulamayı kullanacak mükelleflerin matbaalara bastırılan Maliye Bakanlığı mühürlü kağıt faturaları düzenlemelerine gerek kalmamıştır.
İnternet üzerinden satış yapan ve yıllık cirosu 5 Milyon TL’nin üzerindeki mükellefler hariç e-arşiv uygulamasına geçiş ihtiyaridir. Ancak e-arşiv sistemine dahil olmanın tek şartı mükellefin halihazırda e-fatura sistemine geçmiş olmasıdır.
E-arşiv faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
Uygulamada e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, E-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir. Mükellefler e-arşiv fatura uygulamasından, kendi bilgi işlem sistemi üzerinden veya özel entegratörler vasıtasıyla faydalanacaktır.
E-Arşiv Fatura Düzenleme Esasları ve Belgenin Alıcıya Teslimi:
Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/nitelikli elektronik sertifika (NES) taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır. Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını da kullanabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatının değiştirilmesini isteyebilir.
Mükellefler E-Arşiv Uygulaması kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı, alıcısına; vergi mükellefi olmayanlar hariç kâğıt ortamında teslim ederler. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz. Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre; faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Buna göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının, notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür. E-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur. Her iki tarafın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-arşiv fatura düzenlenmeyecektir. Bu gibi durumlarda e-fatura uygulaması geçerlidir.
E-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı olup da henüz kayıtlı olmayan mükelleflere E-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.
Vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen e-arşiv fatura ise, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir. Bu satış- larda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur. E- Defter mükelleflerinin mal ihracatı ve yolcu beraberinde eşya kapsamında yapılan ihracatta alıcıya düzenleyecekleri faturada ise e-arşiv uygulamasından vazgeçilmiş olup bu gibi durumlarda da e-fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Fakat bu uygulamaya geçiş zorunluluğu 01.01.2017 tarihine ertelenmiştir. Ödeme kaydedici cihazlar üzerinden gerçekleştirilen ve e-fatura veya elektronik arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda, ödeme kaydedici cihazlardan (yeni nesil dâhil) düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçer. E-Arşiv izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satış- larda faturanın kâğıt çıktısının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir. E-Arşiv Uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler. E-Arşiv Faturaların Gelir İdaresi Başkanlığına Raporlanması E-Arşiv izni alan mükellefler özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun E-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve E-Arşiv Kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır. Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz.
Elektronik Belgelerin Muhafazası Ve İbrazı E-Arşiv izni alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet etmek zorundadır. Oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve E-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür. İkinci nüsha elektronik belgeler ve E-Arşiv Raporları mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilir. Fakat mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler. Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir ar- şivleme yapılmasına engel teşkil etmez. E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri, adına düzenlenen e-arşiv faturayı kâğıt ortamda almak ve saklamak zorundadır. Vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletiminin elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazasını da elektronik ortamda yapmak zorundadır. Sonuç olarak; sağladığı birçok kolaylık sebebiyle halihazırda e-defter uygulaması- na geçmiş olan tüm mükelleflerin e-arşiv uygulamasından da bir an önce faydalanması yerinde olacaktır. Daha fazla bilgi için meslek mensuplarına danışmaktan çekinmeyiniz.
