İş yaşamında her zaman, herhangi bir süreci daha verimli hale getirecek bir çözüm vardır. Satınalma yönetimi de bu süreçlerden biridir.
Doğru yönetilmediğinde ya da sadece geçmişe ve kağıt kalemle tutulan bilgilere güvenilerek işlem yapıldığında, bu süreç hataları beraberinde getiren sancılı bir iş haline gelir. Oysaki CPM Kurumsal Satınalma Yönetimi Programı ile bu süreç fiyat ve zaman tasarrufu sağlayan, doğru verilere dayanan güvenilir bir sürece dönüşür.
İyi Bir Satınalma Yönetimi Sistemi Hangi Özelliklere Sahip Olmalı?
Satınalma sürecinizi şirketiniz için verimli hale getirmek istiyorsanız, size veri sunacak ya da size ait geçmiş verileri yorumlamanızı sağlayacak bir sistemle çalışmanız gerekir.
İyi bir satınalma yönetimi sistemi, kullandığınız satış ve stok gibi sistemlere ait bilgiler ile entegre çalışabilmeli ve size gerçek zamanlı veri sunabilmelidir. Stok seviyeleri, müşteri ihtiyaçları gibi bilgilere ulaştığınızda satınalma planlamanız sizin için daha kolay bir süreç haline gelir. Stok seviyelerine erişimi olan bir satınalma yönetimi sistemi, stoklarınızın bitmek üzere olduğunu göstereceğinden ürün sipariş etmeniz gereken zamanı da daha net tespit edebilirsiniz.
İyi bir satınalma programı sayesinde geçmiş satınalma süreçleri ile ilgili olarak da bilgi sahibi olabileceğiniz için sipariş esnasında yanlış tedarikçi ile anlaşmanın önüne geçebilirsiniz. Böylece ihtiyacınız olan ürünlere en kısa sürede ulaşabilirsiniz.
Satınalma süreçleriniz için iyi bir yönetim programı edindiğinizde kimlerin sipariş emri girip giremeyeceğinin kontrolü de sizde olur. Böylece onayınız olmayan herhangi bir satınalma işlemi ile karşı karşıya kalmazsınız.
Satın aldığınız ürünün kargoya verileceği sürenin bilgisi de çok önemlidir. Müşterilerinize en iyi hizmeti sunabilmek amacıyla kendileri için sipariş ettiğiniz ürünlerin ulaşım bilgisine sahip olmanız gerekir. Bu nedenle iyi bir satınalma yönetimi programı tahmini teslim tarihi ve kargo takip numarası gibi bilgilerin de yer aldığı kapsamlı satınalma emirleri oluşturabilmelidir.
Satınalma Yönetimi için Neden CPM?
CRM ERP programı, yıllara dayanan tecrübesi ve eşsiz donanımı ile teklif sürecinden ürünün elinize ulaşmasına kadar olan bütün satınalma sürecini uçtan uca yönetmenizi sağlar. CRM Satınalma programı ile:
- Teklif verdiğiniz andan satınalma işlemine kadar tüm operasyonları yakından takip edebilirsiniz.
- Şirketinizin ihtiyaçlarını tam zamanında karşılayabilirsiniz.
- Kritik stok seviyelerinizi önceden belirleyerek gerektiğinde anında sipariş verebilirsiniz.
- Satınalma operasyonlarınızın riskini en az seviyeye indirebilirsiniz.
- Stok tutma maliyetlerinizden tasarruf ederek, kâr-zarar analizinizi en etkin şekilde yapabilirsiniz.
- Şirketinizin çalışma şekline göre onay mekanizmaları oluşturabilir ve satınalma süreçlerinin denetimini sağlayabilirsiniz.
- Belirleyeceğiniz güvenlik adımları ile şirket bilgilerinizi koruyabilirsiniz.
- Fiyat, indirim ve promosyon şablonlarını ve alım sözleşmelerini sisteme girdiğinizde, gerekli bilgilerin sipariş, irsaliye ve fatura aşamalarına otomatik aktarımını sağlayabilirsiniz.
- Satınalma süreçlerindeki hata payını sıfıra indirebilirsiniz.
- Rezervasyon modüllerini kullanarak bir ürünün müşteri için ayrılmasını ve takibini sağlayabilirsiniz.
- Alım irsaliyesi ve faturası sonrasında bağlantı kurarak ürünün teslim edileceği kişi için zimmet evrakı düzenleyerek zimmet takibi yapabilirsiniz.
- Zimmetlenmeyen yani direkt sarf edilen ürünler için sarf evrağı ile alınan ürünün çıkışını yapabilir ve sarf edildiği tarihten itibaren online maliyetini hesaplayarak muhasebeleştirebilirsiniz.
- Kurum içi ya da kısmi kurum içi transfer, depodan teslim gibi ya da idari malzeme ya da IT depoları için ayrı teslimat süreçleri tasarlayabilirsiniz.
- Kurum içi transferlerde firmaya bağlı bağlı şirketler veya lokasyonlardan yapılacak geçişler için sevk irsaliyeleri ve “yolda depo” özelliği ile ürünleri takip edebilirsiniz (Yolda depo özelliği ürünlerin her iki depoda görünmemesini ve nakliyat takibinin kolayca yapılmasını sağlar).
CPM Satınalma Yönetimi Modülü’nün temel prensibi, talep numarasının “master” olarak alınıp tüm evraklara aktarılmasını ve bu sayede bir talebin tüm süreçlerinin raporlanabilmesi sağlanmaktadır. Bu yapıyı “Satınalma” adında ayrı bir veritabanında açarak birden fazla şirketin satınalma sürecini tek şirketten yönetebilirsiniz. Bu yapının en büyük katkısı, tüm masraf kalemlerini bütün şirketler bazında konsolide olarak karşılaştırabilmeniz ve yönetim kararlarında maliyet kalemlerindeki ağırlığın yönünü tespit edebilmenizdir.
CPM Satınalma Yönetimi Modülleri
- Talep
- Teklif
- Sipariş
- Onaylı Sipariş
- Sipariş Rezervasyon
- İrsaliye
- Fatura
- İade İrsaliyesi
- Alımdan Kesilen Fiyat Farkı Faturası
- Alımdan Alınan Fiyat Farkı Faturası
- Alım Fiyatları Şablonu
- Alım İskontoları Şablonu
- Alım Promosyon Şablonu
Diğer CPM Modülleri
Tedarikçi Modülü: Tedarik, satınalma ve lojistik işlemlerinin talep oluşturmadan fatura ödemesine kadar olan bütün aşamalarının yürütüldüğü sistemdir.
İhtiyaç Tespiti-Teklif Oluşturma Modülü: Stok durumunuzu ve siparişlerinizi kontrol etmenizi sağlayan ve ihtiyaç duyacağınız stok miktarını otomatik hesaplayan sistemdir. Alım yapmak istediğiniz tedarikçilere teklif hazırlamanıza imkan tanır.
Teklif-Rezervasyon Modülü: Teklif hazırlamanızı ve teklif süreçlerini detaylı olarak takip etmenizi sağlayan sistemdir.
Teklif alınan satıcı, satıcının risk bilgileri, teklif tarihi, teklif ödeme planı, teklif onay durumu, ürünler ve miktar, fiyat, iskonto, kampanya değerleri gibi bilgileri görüntüleyebilirsiniz.
- Her türlü teklife Word, Excel ve PDF formatlarında ayrı ayrı dosya ekleyebilirsiniz.
- E-posta ile teklif gönderebilirsiniz.
- Tekliflerden otomatik alım siparişi oluşturabilirsiniz.
Üstelik başka bir modüle geçmeden:
- Tekliflerin durumunu izleyebilirsiniz.
- Satıcıların borç ve alacak durumlarını takip edebilirsiniz.
- Satıcı ile ilgili raporlara ulaşabilirsiniz.
- Depo, lot veya seri bazında stok durumunuzu izleyebilirsiniz.
- Ürünler ile ilgili herhangi bir rapora istediğiniz an ulaşabilirsiniz.
İhale Yönetim Modülü: Sisteme girilen talep üzerindeki kalemler bazında, farklı sayılarda alınan tekliflere onay verilmesini ve diğer tekliflerin reddedilmesini sağlayan modüldür. Bu modül ile:
- Varolan tekliflerden bir arşiv oluşturabilirsiniz.
- Gelecekteki alımlarınız için piyasanın durumunu analiz ederek bütçe planı yapabilirsiniz.
- Tüm süreci internet üzerinden de gerçekleştirebilirsiniz.
Sipariş Onayı-Rezervasyon Modülü: Sipariş alım adımı teklif aşamasından sonra en çok dikkat edilmesi gereken adımdır. Bu adımda yapacağınız hata, faturalara da yansıyacağından ihtiyacınız olan tüm analizlere ve stok durumlarına anında ulaşmanız gerekir. Bu modül ile:
- Sipariş anında anlık risk durumu takibi yapabilirsiniz.
- Giriş veya irsaliye aşamasında barkod etiketi basabilir ya da kullanabilirsiniz.
- Risk durumuna ve geciken gün sayısına göre herhangi bir siparişi kabul edebilir ya da reddedebilirsiniz.
- Kod veya isim kullanarak satıcı bilgilerine ulaşabilirsiniz.
- Birden çok depoya sipariş alabilirsiniz.
- Sipariş girişi aşamasında sahip olduğunuz tüm depolardaki stok durumunu lot ve seri bazında izleyebilirsiniz.
- Ödeme yöntemine ve şekline göre vade tarihi, otomatik fiyat ya da iskonto şablonu belirleyebilirsiniz.
- Tüm alım fiyatlarını görüp aktarabilirsiniz.
- Sipariş edilen malın sipariş geçmişini görüntüleyebilirsiniz.
- Siparişe ya da sipariş kalemlerine Word, Excel vb. formatta dosya ekleyebilirsiniz.
- İstediğiniz kadar açıklama yazabilirsiniz.
- Nakliye firması, alım türü, tipi gibi bilgileri ya da alış döviz kurunu belirleyebilirsiniz.
- Bu sistemi internet üzerine taşıyarak yönetim kadrosunun cep telefonları ve tabletleri ile sisteme istedikleri yerden erişimini sağlayabilirsiniz.
CPM Satınalma Programı ile Çıktılar için Ne Yapabilirim?
- İsteğinize göre bir çıktı şablonu oluşturabilirsiniz.
- Aynı anda 5 yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.
- Dosyalarınızı istediğiniz formatta kaydedebilirsiniz.
- Raporlarınızı e-posta ile gönderebilirsiniz.
- Nokta vuruşlu yazıcılardan çıktı alabilirsiniz.
- Etiket, barkod etiketi, resim, ürün fotoğrafı ve katalog çıktısı alabilirsiniz.
